We willen doorgroeien naar een ander niveau en ons rendement, onze zichtbaarheid en ons professionalisme verbeteren.
Na twee jaar coaching door consultant Dominique Derom oogt de balans voor de coöperatie Yeyasso uiterst positief. “Wij zijn heel erg geëvolueerd”, vertrouwt directeur Yeo Yessongbananan Moussa ons toe, en het minste wat we kunnen zeggen is dat je dat duidelijk ziet!
Het begon als een groot avontuur. In 2006 verenigden 350 producenten uit de regio Man in het westen van Ivoorkust zich in de landbouwcoöperatie Yeyasso. Het land verkeerde op dat moment in een diepe militaire en politieke crisis: “Het was moeilijk. We zijn geleidelijk aan geprofessionaliseerd. Eigenlijk werd de coöperatie officieel opgericht in 2012 toen de statuten werden opgesteld”, vertelt Yeo Yessongbananan Moussa, directeur van de coöperatie.
Sindsdien is Yeyasso onafgebroken gegroeid: van 350 leden in het begin ging de coöperatie naar 1600 leden in 2017, toen Yeyasso steun kreeg van het Trade for Development Centre (TDC) dat twee jaar coaching aanbood. “We wilden doorgroeien naar een ander niveau en ons rendement, onze zichtbaarheid en ons professionalisme verbeteren”, legt Yeo uit.
Instorting van de cacaoprijs: een ongunstig wereldwijd klimaat
Marketingspecialiste Dominique Derom die voor het TDC de coaching-opdracht uitvoerde, kwam in september 2017 voor het eerst aan in Man, in het district Dix-Huit Montagnes dicht bij de grens met Liberia. “In die periode stond Yeyasso nog niet heel ver”, vertelt Dominique. “De coöperatie ligt in het westen van het land, een regio waar de oorlog heel lang geduurd had waardoor er een heleboel uiteenlopende problemen waren. Er was nog maar echt vrede sinds 2013.”
En dat was helaas nog niet alles. “2016 was een zeer moeilijk jaar voor ons omdat de cacaoprijs kelderde”, legt Yeo uit. Dankzij de koffie, goed voor iets meer dan een derde van de productie van de coöperatie, konden ze het hoofd boven water houden. Tegen deze achtergrond begon een tiental leden van Yeyasso aan de coaching. De verwachtingen waren hooggespannen: “We waren nog klein, maar we hadden grote ambities om te groeien.”
Eerste fase: zichtbaarheid verwerven
Tijdens deze eerste module werd meteen de kern van de zaak aangepakt. “We definieerden de sterke en zwakke punten van Yeyasso, evenals de kansen en bedreigingen”, legt Dominique uit. “Verder definieerden we de grote werkpunten voor de daaropvolgende jaren. Eén ding sprong daarbij in het oog: Yeyasso was geïsoleerd. Niemand kwam er omdat het te ver was.” Vanuit San Pedro of Abidjan is het een dag reizen. “Het was aan ons om in actie te komen en de juiste communicatiemiddelen in te schakelen”, besefte Yeo, directeur van Yeyasso.
In de daaropvolgende maanden werd een heel arsenaal aan communicatiemiddelen ontwikkeld met een budget van 15.000 euro dat TDC ter beschikking stelde. “We maakten een website, visitekaartjes voor de administratief medewerkers, werkkleding met het embleem van Yeyasso, polo’s, T-shirts, affiches voor de algemene vergadering en stickers voor op de voertuigen”, somt Yeo op. “We maakten ook informatiefolders en kalenders, wat ondertussen een gewoonte is geworden. De kalender voor 2020 hebben we met eigen fondsen gerealiseerd.”
2018 : op zoek naar klanten
Na deze eerste coaching-sessie met Dominique volgden er over een periode van twee jaar nog vier. “Telkens sneden we een specifieker thema aan in functie van de behoeften van Yeyasso”, herinnert ze zich. De tweede begeleidingsweek begin 2018 was bijvoorbeeld gewijd aan ‘het benaderen van de klant’. Ook op dat vlak moesten nieuwe reflexen worden gekweekt: “Je stapt niet op een klant af om te klagen, maar om te begrijpen wat hij of zij verwacht en hoe je daarop kunt inspelen”, vertelt Dominique.
Er volgden heel wat oefeningen met rollenspellen om een vergadering na spelen maar zoals vaak doe je in de praktijk pas echt ervaring op: “Ze hadden een klant nog nooit op die manier benaderd. Ze vroegen nooit informatie of bespraken de exportpremie niet.” De eerste testvergadering verliep nog chaotisch, maar het ging al snel stukken beter: “Daarna deden ze het veel beter en de klanten merkten dat ook op. De gesprekken werden aangenaam en het verschil met de andere coöperaties valt nu op.”
Potentiële kopers vinden
De derde module was gewijd aan het prospectiewerk: “We zochten regionale en internationale partners, maar zonder certificering was dat niet eenvoudig. Cacao zonder label verkopen is eigenlijk zonde, want je krijgt er een veel lagere prijs voor. Maar in januari 2020, na drie jaar hard werken, kreeg onze cacao het Fairtrade-label dat ons de toegang tot nieuwe afzetmarkten zou garanderen”, lacht Yeo. “We stelden al onze hoop op nieuwe commerciële partnerschappen, vooral internationaal.”
Yeo vervolgt: “We leerden ook dat stiptheid belangrijk is voor je geloofwaardigheid. Ik moet toegeven dat we wel eens te laat verschenen op een afspraak. Nu feliciteren onze klanten ons als ze ons een beetje te vroeg zien aankomen.” Na elk van de sessies volgde een evaluatie. “Stiptheid is een belangrijk punt in hun actieplan geworden”, vertelt Dominique.
In 2019 werkte Yeyasso aan zijn bestuur
“De vierde module was gewijd aan de interne communicatie met de producenten en aan de communicatie binnen de raad van bestuur en de directie”, vat Dominique samen. “Eerst hebben we de administratie verplaatst. In 2017 zaten we nog in een lokaal in de cacaowinkel, waar het voor de administratief medewerkers niet makkelijk was om geconcentreerd te werken. Nu hebben we echte kantoren waar het rustig is, net als een vergaderzaal met een videoprojector. Het is er ook aangenaam voor de bezoekers. Die verandering was op zich al zeer nuttig”, getuigt Yeo.
Begin 2019 werd met de hulp van Dominique een actieplan tot 2022 uitgewerkt – “een nationaal en ambitieus actieplan”, onderstreept de directeur – om het bestuur, het beheer en de communicatie te verbeteren. “Toen ik eind november 2019 terugkwam, was 80 % van de instrumenten al opgestart”, aldus een enthousiaste coach. Een voorbeeld? De raad van bestuur vergadert voortaan maandelijks (in plaats van drie keer per jaar), net als de directieraad. De agenda wordt ook nauwgezetter opgevolgd. “We hebben ook onze databanken verbeterd. Iedereen vindt er nu zijn weg in”, voegt Yeo eraan toe. “Verder hebben we analyse-, opvolgings- en vergelijkingstabellen ingevoerd. Daarmee kunnen we ons rendement en onze inkomsten per klant beter analyseren, een begroting opstellen en op eventuele vertragingen in de productie anticiperen. Deze nieuwe instrumenten hebben een buitengewoon gunstige invloed op de coöperatie.”
Sterke stijging van het rendement van de bedrijven en het ledenaantal
Yeo stelt vast dat het rendement erop vooruitgaat: “Dat is de les die we uit de instorting van de cacaoprijs hebben getrokken. De producenten kunnen alleen het hoofd bieden aan zo’n prijsdaling als ze diversifiëren. De eerste maatregel in die zin namen we eind 2018. Op een perceel dat door de producenten werd beheerd, zijn we toen ook maniok gaan verbouwen met een zeer hoog rendement overigens.”
Steeds meer producenten willen zich bij de coöperatie aansluiten. “Het ledenaantal is van 1600 in 2017 gestegen tot 3820 nu, van wie 330 vrouwen. 2749 van hen verbouwen cacao, 1071 koffie”, legt de directeur uit. Op twee jaar tijd zag Yeyasso zijn ledenaantal dus meer dan verdubbelen. “De niet-leden in deze regio zien de sociale projecten die worden uitgevoerd in de dorpen waar Yeyasso aanwezig is: er worden scholen gebouwd, waterpompen geïnstalleerd en schoolleningen verstrekt of meststoffen geleverd. Daardoor krijgen de mensen zin om zich ook aan te sluiten”, meent Dominique. “Bovendien heeft Yeyasso een gecertificeerd programma dat in een premie voor de producent voorziet. De reacties zijn heel positief.”
Tijd om de balans op te maken
De begeleiding werd in november 2019 met succes afgerond. “Je ziet echt vooruitgang. De dingen veranderen geleidelijk maar de verandering is zichtbaar”, besluit Dominique. “We hebben een hele weg afgelegd als je kijkt naar de manier waarop we ons gedragen en onze activiteiten leiden. Dankzij de adviezen van Dominique konden we ons steeds meer professionaliseren en je ziet duidelijk de evolutie ten aanzien van ons actieplan”, meent Yeo.
De resultaten werden ondertussen ook beloond met twee onderscheidingen, een mooie bekroning voor de vele inspanningen: twee jaar na elkaar werd Yeyasso in zijn categorie tot beste coöperatie van de regio verkozen. “Twee jaar na elkaar! Dat was nog nooit gebeurd!” De coach en haar pupil zijn er allebei even blij mee. Ondertussen is Yeyasso overgestapt naar de nationale categorie en koestert het de ambitie om tot de top 20 van Ivoorkust door te dringen. “Dit brengt Yeyasso weer een stap dichter bij de Afrikaanse coöperaties van hoog niveau”, besluit Dominique.
Grote uitdagingen voor de toekomst
Maar Yeyasso heeft geen tijd om op zijn lauweren te rusten! Er wachten de coöperatie grote uitdagingen. Allereerst op het vlak van human resources, zoals Dominique onderstreepte. Volgens Yeo is het hr-beleid toe aan verbetering nu het administratief team met nieuwe functies wordt uitgebreid (bv. op het vlak van communicatie en projectbeheer). Er wordt ook bijzondere aandacht besteed aan het genderthema. “We willen iedereen gelijke kansen geven,” verklaart de directeur.
Een andere grote uitdaging is de verdere verhoging van het rendement: van de huidige 5500 ton naar 7000 ton tegen 2022. Dit moet gebeuren door middel van continue opleidingen voor de producenten. “Opleidingen volgen is één ding, maar toepassen wat je hebt geleerd is nog heel wat anders”, preciseert Yeo. “16 mensen geven momenteel op het terrein opleidingen over goede landbouwpraktijken.” Yeo droomt ook van de digitalisering van de betalingen aan de producenten. “Geldtransporten zijn een gevaarlijke zaak in deze regio. Overstappen op mobiele betalingen zou voor ons zeer nuttig zijn”, legt Yeo uit.
Nog een laatste belangrijke opmerking in verband met geld. Volgens Dominique blijft het een enorme uitdaging om investeerders aan te trekken en de coöperatie te financieren: “Op dit ogenblik kan Yeyasso slechts rekenen op een klein kasfonds en dat volstaat niet om zelfstandig te zijn en het werkkapitaal van een cacaoseizoen te financieren. Als de coöperatie over meer middelen zou beschikken, zou ze sneller kunnen kopen en verkopen tussen oktober en december, wanneer de vraag bij de exporteurs het grootst is. Op dit moment wordt er vrachtwagen per vrachtwagen verkocht. Het is moeilijk om toegang te krijgen tot financiering bij de banken en het is erg belangrijk dat de investeerders op lokaal en internationaal niveau dit begrijpen.”
Tekst: Charline Cauchie voor Trade for Development Centre
Foto’s: Dominique Derom
