Toen het Trade for Development Centre jaren geleden een programma ontwikkelde om coöperaties actief in eerlijke of duurzame handel te coachen bij de marketing van hun producten werd het regelmatig geconfronteerd met de gebrekkige kennis aan organisatiebeheer van deze structuren.
Het ontbrak de producentengroepen aan instrumenten om hun organisatie financieel en organisatorisch te analyseren, wat nochtans essentieel is om een realistisch marketingplan te kunnen ontwikkelen. Daaruit ontstond een nieuwe modulereeks, een coaching in bedrijfsbeheer (financieel, organisatorisch, op vlak van bestuur…). Wat volgt is het relaas van de eerste ervaringen in Oeganda, Rwanda en Benin.
Een nieuw luik in de coaching
Coöperaties actief in eerlijke of duurzame handel hebben vaak een hoop kenmerken gemeen: een groot engagement, veel potentieel, maar evengoed een gebrek aan middelen en marktkennis. Het TDC zag die ‘zwakte’ als een rode draad en besloot projecten en coöperaties te coachen en begeleiden in de vermarkting van hun producten.
Kernelement in dit proces zijn modules waarbij een TDCcoach ter plekke gaat. “Wat we doen is naar producenten luisteren en samen met hen verschillende elementen structureren die hen toelaten zelf na te denken over de beste strategie”, verduidelijkt Josiane Droeghag, International Trade Officer voor het TDC. “Op die manier is de kans groter dat het proces leidt naar een duurzame en sociale ontwikkeling van hun organisatie. Want de doelstelling van onze interventie is niet trade, maar wel trade for development.”
Maar zowel in de ingediende dossiers als tijdens de sessies dook geregeld een bijkomende zwakte op, namelijk de moeilijkheid om marketingplannen uit te tekenen zonder zich te kunnen baseren op betrouwbare cijfers, zonder de tijd te kunnen nemen om de organisatie efficiënt te structureren, zonder zich te verzekeren van goed bestuur…
Een meer globale aanpak drong zich op. Daarop besliste TDC ook een coachingtraject aan te bieden rond business management. Virginie Bartholomé, Finance and Business Management Officer voor het TDC, legt uit: “Er gebeurt al heel wat vorming en consultancy bij Afrikaanse coöperaties, de resultaten zijn doorgaans analyses en rapporten die opgesteld zijn door externen, maar nauwelijks worden begrepen door de mensen van de coöperatie zelf. Wij doen het omgekeerde: onze coaches werken participatief met de coöperaties. Het zijn zij die met behulp van een externe de problemen detecteren en er oplossingen voor vinden. Zij moeten motor én eigenaar van het proces blijven, niet TDC of de coach.”
Een traject van één of twee jaar
Net zoals bij de marketingcoaching bestaat het aanbod uit een aantal sessies op maat, begeleid door een coach die door TDC is aangesteld. Het gaat om mensen die niet alleen inhoudelijke expertise hebben in business management en duurzame handel, maar die ook ervaren zijn in het participatief coachen van groepen.
In het eerste jaar bevat het traject twee modules van telkens zes dagen. De coach gaat tweemaal een week ter plaatse bij de producentengroepen om hen te helpen hun organisatie beter te begrijpen. Samen werken ze instrumenten uit aangepast aan hun context en noden die hen helpen hun evolutie te meten. Na afloop beslist TDC op basis van de ervaringen van de coach en in samenspraak met de organisatie of een derde en eventueel een vierde module aangewezen is.
Begin 2017 werd een oproep gelanceerd voor:
- coöperaties van kleine producenten of plukkers actief in duurzame of eerlijke handel van koffie, cacao, rijst, fruit, groenten, noten of medicinale planten, duurzaam of eerlijk toerisme.
- micro-, kleine of middelgrote ondernemingen die samenwerken met producenten of plukkers.
Uiteindelijk werden 10 coöperaties geselecteerd: vier koffiecoöperaties uit Rwanda en Oeganda, twee cacaocoöperaties uit Ghana en Ivoorkust, een ananasproducent uit Benin, een mangoproducent uit Mali, een tuinbouwbedrijf uit Tanzania en een producent van mango, sesam, hibiscus en cashewnoten uit Burkina Faso.
Vanuit het Enabel-programma PROFI in Benin werden daar nog vijf organisaties aan toegevoegd. Het landbouwproject Programme d’appui au développement des filières agricoles au Bénin loopt van 2015 tot 2019 en concentreert zich op drie productketens (cashewnoten, rijst en groenten). De eerste trajecten gingen van start in het najaar van 2017.
KOAKAKA (Rwanda)
In 2002 richtten een aantal boerengroepen in het zuidoosten van Rwanda de koffiecoöperatie KOAKAKA op. Stap voor stap bouwden ze hun organisatie uit, onder meer met twee wasstations. Met de steun van de overheid en van ngo’s optimaliseerden ze de kwaliteit van hun arabica en behaalden ze het fairtradelabel. Momenteel telt de coöperatie 1300 leden. De belangrijkste troef is zonder twijfel de kwaliteit van hun specialty coffee die erg in trek is op de internationale markt.
In de loop van 2016 kreeg KOAKAKA Josiane, medewerker van TDC maar eveneens marketingcoach, op bezoek. Tijdens de sessies bleek hoe afhankelijk de organisatie was van de Rwandese trader Rwashoscco. Binnen de coöperatie wist men nauwelijks wie hun koffie kocht. Er werd besloten om zelf te gaan prospecteren. Dat leverde intussen al nieuwe Japanse en Australische klanten op.
In oktober 2017 trok Maxime Bacq (Groupe One) als coach naar Rwanda voor de eerste module rond bedrijfsbeheer: “Bij het overlopen van de jaarrekening 2016 bleek meteen dat Bonaventure Safari, Uitvoerend Secretaris van de organisatie, en Elie Kabera, de boekhouder, zich goed hadden voorbereid. Het werd een lezing ‘van hoog niveau’.”
Maar dan kwam het echte werk en bogen staf en coach zich over instrumenten die hen een beter inzicht moesten geven in de stand van zaken van de organisatie. Vele zaken waren nieuw, zoals een langetermijnoverzicht van investeringen en afschrijvingen of een berekening van het aantal leden dat nodig is om het geplande derde wasstation rendabel te maken. Later volgden nog een analyse van omzet en marges, een bijgewerkt budget 2017 en een begroting 2018. Er werd ook stilgestaan bij de rentes die de organisatie elk jaar aan kredietverleners betaalt, omdat de cyclus van uitgaven (aan de boeren) en inkomsten (van de kopers) niet gelijkloopt.
“De sterkte van deze intensieve week was het participatieve karakter”, besluit Maxime. “Een aantal tools kenden Bonaventure en Elie op voorhand niet, maar zijn helemaal door hen ingevuld. In de aanloop naar de tweede module kunnen zij met die tabellen aan de slag, zowel voor analyses als voor prognoses.”
UOCG (Ouganda)
In 2007 richtte een groep jonge boeren op de flanken van Mount Elgon in OostOeganda UOCG (United Organic Coffee Growers) op. Al snel volgden bio- en fairtradecertificaties, maar die zijn in handen van een Oegandese koffiebedrijf dat ervoor betaalde. Met het huidige ledenaantal van ongeveer 1000 boeren voelt de coöperatie zich echter klaar om zelf de marketing in handen te nemen en met haar arabica van hoge kwaliteit internationale markten te verkennen.
De vraag is of dit ook financieel haalbaar is. Tijdens de eerste sessie in december 2017 maakte coach Thomas Poelmans (Green Crossroads) samen met de stafleden van de organisatie een prijsbenchmark op, inclusief transportkosten. Conclusie: het moet mogelijk zijn rechtstreeks te verkopen aan koffiebranderijen en retailers hogerop in de internationale koffieketen mits nog een aantal stappen worden gezet in beheer en financieel management. Tot nu toe had de coöperatie geen budgetplanning op niveau van de organisatie, maar enkel op projectniveau. Tijdens de sessie werd de aanzet gegeven voor het opmaken van de jaarrekening 2017 en voor een financieel plan 2018-2022. De verdere invulling werd de voorbije maanden door de staf zelf gedaan.
“Voorlopig worden ze geremd omdat er geen budget is om een financieel verantwoordelijke aan te werven, maar ze zijn gemotiveerd en hebben al een mooi parcours gereden”, besluit Thomas. “Zo zouden ze graag een eigen pelinstallatie aankopen. Dat zou een belangrijke extra service betekenen voor hun leden en meer toegevoegde waarde creëren. In december deden we een investeringsanalyse en tijdens de tweede sessie willen we een investeringsdossier finaliseren om aan potentiële investeerders voor te leggen.”
RéPAB (Benin)
Met 1600 leden verenigt RéPAB (Réseau des Producteurs d’Ananas du Bénin) ongeveer een vijfde van de ananastelers in het land. De coöperatie heeft sinds 2003 een hele weg afgelegd en is zowel bio- als fairtradegecertificeerd. In 2016 slaagden ze erin een contract af te sluiten met een Beninees bedrijf dat fruitsappen produceert. De uitvoering van die overeenkomst verplichtte RéPAB om een versnelling hoger te schakelen, ook wat betreft het beheer van de organisatie.
Eind 2017 vond de eerste module van coaching plaats. De eerste dagen werd gefocust op het functioneren van de coöperatie zelf. Mede door een recent voorval – het afkeuren van een lading ananassen wegens een te hoge zuurtegraad – kwam een boeiend debat op gang over de taken en verantwoordelijkheden van de medewerkers en het organigram van de organisatie. Daarna doken de stafleden in de cijfers, meer bepaald in een analyse van bruto- en nettomarges, commerciële inkomsten en subsidies en vaste en variabele kosten. De oefening werd zowel voor 2016 als voor 2017 gemaakt, met als conclusie dat de marge die momenteel aan het sapbedrijf wordt aangerekend, niet volstaat om al het werk te vergoeden en tot een ‘eerlijke’ prijs te komen.
“Daarop maakten we een zijsprong naar de hele keten van de ananas”, vertelt Vincent De Grelle (Valmosan), TDC-coach van het traject. “Want van de € 6,5 die een Europese consument betaalt voor een liter biologisch ananassap, gaat maar € 0,25 naar de Beninese boer. Dat deed hen inzien dat het voor het sapbedrijf of voor andere spelers in de keten richting Europese consument geen compleet onredelijke eis zou zijn om de marges aan te passen.” “Deze coaching kwam op het juiste moment”, besloot Damien Z. Kiki, directeur van RéPAB, de sessie. “We beseffen nu – op een belangrijk moment voor de organisatie – beter wat het betekent om rendabel en competitief te zijn.”
FAKO (Benin)
Nog in Benin loopt een uitgebreid Enabelprogramma. Het landbouwproject PROFI (Programme d’appui au développement des filières agricoles au Bénin, 2015 – 2019) concentreert zich op drie productketens (cashewnoten, rijst en groenten) in twee regio’s van het land (Atacora/Donga in het noordwesten en Mono/Couffo in het zuidwesten). Binnen PROFI wordt onder meer gewerkt met een fonds voor productie – of commercialiseringsprojecten en voor kleine landbouwbusinessprojecten. Die eerste zijn bedoeld voor boerenorganisaties of coöperaties die de kwantiteit en kwaliteit van hun oogst willen verbeteren, de tweede voor kleine ondernemingen stroomopwaarts of stroomafwaarts in de keten. Omdat ook hier de nood aan financieel management groot is, genieten vijf organisaties van een TDC-coachingtraject rond Finance & Business Management.
Eén van hen is FAKO, een groeiend microbedrijf dat in 2007 opgericht werd door de ondernemende Colette Yehouenou. In haar garage, op haar binnenplaats en in een klein atelier verwerkt een team van een twintigtal (seizoens)medewerkers groenten en fruit manueel tot sappen en sauzen. De kwaliteit van hun producten overtreft de aangelengde en gesuikerde sauzen uit China en ze vinden zelfs hun weg tot in de buurlanden. Recent moest FAKO echter een bestelling uit Nigeria weigeren omdat ze de hoeveelheid niet aankon. Om het streefdoel te realiseren – 500 kartons sap per week – moet nog een hele weg afgelegd worden. De nood aan instrumenten om die groei op een rendabele manier te realiseren deed hen solliciteren naar een coaching door TDC. “FAKO is als een zeilschip dat door een gunstige wind vooruit wordt gestuwd, maar zonder navigatie en niet wetend welke obstakels er op de route liggen”, vat TDC-coach Vincent De Grelle de beginsituatie samen. Colette beaamt: “Ik heb al de kans gehad om in een project te stappen en met kredieten een productielijn te starten, maar ik wil niet blind navigeren. Ik wil eerst weten waar ik naartoe ga.”
Tijdens de sessie begin december 2017 werden bij wijze van oefening verschillende excell-tabellen ingevuld voor de maanden november en oktober. Daarin werden per lot de productie-gegevens, de vaste en variabele kosten, de omzet, de marges en de rentabiliteit opgelijst. De opdracht voor het team is duidelijk: van correcte registratie een vaste gewoonte maken met duidelijke procedures en verantwoordelijkheden. Op basis van die eerste oefening werd ook gestart met een voorlopig budget voor 2018 en een catalogus met producten en prijzen. “Met die gegevens kunnen we tijdens de tweede sessie overgaan tot een grondige analyse van cijfers en processen”, blikt Vincent vooruit. “Met het aanwezige enthousiasme moet dat zeker lukken.”
Ook Wilma Baas, co-verantwoordelijke voor Enabel binnen PROFI, is positief: “Dit soort expertise wordt wel vaak aangeboden binnen het kader van projecten, maar zelden is ze aangepast aan de werkelijke vraag. TDC is er hier in Benin in geslaagd heel flexibel te werk te gaan. Alle vijf de gecoachte projecten hebben hun eigen accenten gekregen. Dat soort tailor made expertise is in Benin niet beschikbaar. Het zou wel interessant zijn om er lokale bureaus die zich willen specialiseren in coaching bij te betrekken. Dan bouwen we die expertise ook hier op.”
Naar een geïntegreerde aanpak
De afgelopen jaren leidde een groeiend inzicht in de noden van Afrikaanse coöperaties en producentengroepen tot een aanbod van financiële steun, coaching in marketing en coaching in business Management. Om nog beter te kunnen inspelen op de noden van de organisatie maakte TDC inmiddels werk van een geïntegreerde aanpak waarbij de drie samen én op maat worden aangeboden. Op die manier geeft TDC de organisaties die het ondersteunt alle tools in handen om zelf een duurzame toekomst op te bouwen.
