Fako: Beninees fruitsapbedrijf kreeg coaching van TDC

Colette Yehouénou woont in Cotonou, de economische hoofdstad van Benin. Ze was pas dertien toen haar vader stierf waardoor ze met haar studie moest stoppen om voor haar drie broers te zorgen: “In die tijd hield ik al van koken, maar ik ging toch voor haute couture. Ik heb een opleiding gevolgd en ben mijn eigen bedrijf begonnen. Ik combineerde naaien en fournituren. Op een dag legde een klant me uit dat hij een opleiding in de agrofoodsector volgde. Ik was geïnteresseerd, en heb me meteen ingeschreven”.

Van ongeveer 20 ananassen in het begin tot een ton per dag…

Zo begint het verhaal van het bedrijf Fako, het waarmaken van een oude droom van Colette. Elke avond test ze de recepten die ze overdag in de klas heeft geleerd: “Zo zijn we begonnen, met sappen die ik zelf thuis  had gemaakt.  Ik gaf de familie en de buren een voorproefje. Ze vonden het leuk. Het gaf me de energie om aan de slag te gaan.” Ananassap, baobab, gember, tamarinde, corossol, watermeloen, wortel, rode biet, tomaat, mango en ananascompote zijn de belangrijkste vlaggenschipproducten die Colette ontwikkelt, met veel aandacht voor kwaliteit. Dit onderscheidt haar van haar concurrenten in Benin maar ook in China.

Dankzij die reputatie kende Fako een snelle groei: “Ik begon met een twintigtal geperste ananassen per dag. Vandaag zit ik op een ton!” De reputatie van Fakosappen gaat nu verder dan de grenzen van Benin: “Ik exporteer naar landen in de subregio: Burkina Faso, Senegal, Mauritanië, Niger en Togo. Ik neem deel aan beurzen, doe expo’s en proeverijen. Als je kwaliteit levert in Benin, herkennen mensen dat. Ik ontving de prijs voor vrouwelijke ondernemers afgelopen oktober op een landbouwbeurs. In december kreeg ik nog een andere prijs, die betrekking had op technologieën voor de productie van landbouwproducten”, zegt Colette.

Coaching om van een informele structuur een solide bedrijf te maken

“Ik moest de organisatie en het management van het bedrijf verbeteren. Ik was aan het varen zonder goed te weten waarheen,” herinnert ze zich. Daarom reageerde ze op een oproep van Enabel’s Trade Development Center (TDC) in 2017, via Enabel Benin’s PROFI (promotion of agricultural sectors) programma.

Het bezoek van Vincent De Grelle, de coach die door het TDC is aangesteld om Colette te begeleiden tijdens drie sessies tussen 2017 en 2019, hielp Fako zich te structureren: “Op dat moment was Fako al weg uit de informele sector om een microbedrijf te worden. Toen ze haar vruchtensappen maakte in garages naast haar huis, moest Colette zich afvragen hoe ze de familiale en professionele aspecten van haar bedrijf in evenwicht kon brengen”, legt Vincent uit. En ze moest een langetermijnvisie hebben om haar bedrijf duurzaam te kunnen opbouwen.

Om dit te bereiken, nam ze met de coach de dagelijkse werking van Fako onder de loep: “Als Fako wilde groeien, moesten er verschillende elementen worden ontwikkeld,” begon Vincent. Een van de eerste dingen die werden ingevoerd waren de bestelformulieren: “Bij Fako werden veel bestellingen telefonisch gedaan, zonder dat ze noodzakelijkerwijs werden bijgehouden. Tot dan had Colette geen bestelformulieren bij als ze naar beurzen ging en kon ze dus geen prijslijst voorleggen aan haar potentiële klanten. Ze wisten niet wat ze konden bestellen en tegen welke prijs,” merkte de coach op.

De bestelformulieren en productenlijsten worden nu dagelijks gebruikt: “De boekhoudinstrumenten helpen ons in het algemeen veel”, bevestigt Colette, “Het is een echte revolutie in vergelijking met vroeger, toen ik slechts een paar papieren had liggen. Nu neem ik de tijd om inkomende en uitgaande post en facturen bij te houden, te archiveren.

Bepaling van de rentabiliteit

Colette maakte zich ook vertrouwd met de begrippen omzet, vaste en variabele kosten die Vincent haar leerde: “Bij Colette bestond er een verwarring tussen het geld dat circuleert, dat de cashflow vormt, en de vrucht van de activiteit. Wat de uitgaven betreft, hebben we stilgestaan bij het voorbeeld van de aankoop van verse ananassen. We analyseerden dat hoe meer sap Fako zou produceren, hoe hoger de kosten zouden zijn. En we bestudeerden hoe we de marge konden berekenen, de variabele kosten verbonden aan een activiteit en de vaste kosten zoals huur of salaris,” vervolgt Vincent, “We besteedden de tijd die nodig is om te visualiseren wat marge, omzet en winst vertegenwoordigen.

Dit werk lijkt hem des te belangrijker omdat subsidies soms verwarring scheppen over de rentabiliteit van micro-ondernemingen in Benin: “Er is veel internationale hulp en er zijn veel, vooral Europese, subsidies beschikbaar in Benin. Dat is allemaal goed en wel maar het kan mensen aanmoedigen om niet zoveel na te denken over de rentabiliteit van hun project als ze zouden moeten doen. Colette mocht niet in die val trappen.” En dat deed ze niet: “Ik heb geleerd om zelf de winstmarge van elk product te berekenen, waardoor ik vandaag de dag kan inschatten welk product rendabeler is dan het andere”, zegt ze.

Heeft dit tot gevolg dat ze een deel van haar productie heeft stopgezet op basis van welke sappen meer of minder rendabel zijn? “Nee, niet noodzakelijkerwijs, want ik wil kunnen leveren wat mijn klanten vragen. Maar het is wel strategisch: klanten beginnen met het kopen van een product dat misschien niet erg winstgevend is, maar eenmaal ze bij ons komen, ontdekken ze andere producten en dan wordt het interessanter voor ons. Dus van bepaalde producten maak ik kleine hoeveelheden om loyaliteit op te bouwen. Het grote verschil is dat ik nu weet wat winstgevend is en wat minder winstgevend is, en ik kan de hoeveelheden sturen.” Toen zij samen met Vincent aan diversificatie werkte, begreep Colette ook het belang van het houden van verschillende producten, afhankelijk van de oogst gedurende het hele jaar.

Formaliseer relaties

Vincent en Colette bekeken ook de contracten die met de leveranciers moesten worden gesloten en de garanties op de geleverde producten in geval van onenigheid. “Er was hier een probleem met de traceerbaarheid”, zegt Vincent, “Fako moest de partijen kunnen identificeren en nummeren met het oog op wat wanneer geleverd werd, maar ook met oog op de kwaliteit”. Want als het fruit of de groente niet voldoet, moet je terug kunnen naar je leverancier. “De complexiteit in Benin is dat een deel van het fruit wordt gekocht van straatverkopers, die niet met boekhoudkundige documenten werken. Fako is er desondanks in geslaagd om de registratie van de gegevens enigszins rigoureus aan te pakken”, zegt Vincent.

Na de formalisering van de relaties met de leveranciers werd de administratie van de klanten bekeken. “Ik had geen overzichtslijst van mijn klanten. We hebben er een opgesteld, met vermelding van de respectievelijke aankopen van elk van hen”, voegt ze eraan toe. Ze kwam ook tot inzichten over de  de tussenpersonen tussen deze klanten en Fako: vertegenwoordigers en wederverkopers. “Dit was een van de fouten waar Fako zich van bewust was: een overdaad aan vertrouwen ten opzichte van zijn partners”, analyseert Vincent. “Een van de verkopers waarmee Colette in het buitenland werkte, gebruikte zijn merk om sappen van lagere kwaliteit te verkopen en stak een grotere marge in zijn zak. Colette werd zich bewust van de oplichterij toen een van de klanten haar belde om een rekening te vragen voor een slecht gemaakt product. Het  was nodig om te  contracteren en professioneler te worden”.

Draaien op vol gas

Terwijl Colette de basisinstrumenten van het bedrijfsmanagement leerde, moest Fako blijven functioneren: “Vaak ging Colette na afloop van de coachingdag direct terug naar de productielijn om de orders te verzorgen”, herinnert Vincent zich. Groeien als bedrijf betekent ook werken met meer medewerkers. Vincent begeleidt Colette in haar beslissingen over management of de salarissen. Op dit moment doet Fako bijvoorbeeld beroep op een twintigtal arbeiders, een mix van seizoensgebonden en vaste contracten. Het ananaseizoen is voornamelijk tussen december en maart. Op andere momenten is er minder werk.

In de gehele periode dat Vincent Fako begeleidde kwamen ook andere prioriteiten bovendrijven: “We gaan echt uit van de behoeften van Fako die in de loop van de tijd onvermijdelijk veranderen. De kwestie van het bestuur is dus aan bod gekomen. We zijn begonnen met het analyseren van de structuur: wie doet wat en wie werkt er met wie.” In dit opzicht kan Colette getuigen van een duidelijke evolutie van haar vaardigheden: “De coaching van Vincent heeft bijgedragen tot vele veranderingen in het bedrijf. Intern zijn de relaties tussen de teamleden verbeterd. Mijn medewerkers hebben echt het gevoel dat ze elk een specifieke rol hebben, ik vertrouw de dingen niet meer aan zomaar iemand toe. We rekruteren op basis van de functie die ze gaan bekleden. We hebben contracten en ik heb persoonlijk het gevoel dat ik efficiënter en competenter ben in het managen van mensen.”

Uitdagingen voor de toekomst

De grote uitdaging die blijft, volgens Vincent, is de kapitalisatie van vaardigheden: “Zoals zo vaak in bedrijven zijn het een paar mensen, of zelfs één persoon, die de machine draaiende houden. Hier is alles in handen van Colette: zinvolle communicatie, aandacht voor productkwaliteit, ze doet het allemaal, maar het is een risico. Ze moet meer doorgeven om de duurzaamheid van Fako te waarborgen”, vindt Vincent.

In ieder geval heeft Colette, voordat ze overweegt om de fakkel door te geven, één doel: “Vijf ton dagelijkse productie, want ik wil graag een gerenommeerd bedrijf zijn in de hele subregio. Dus ik moet in staat zijn om op grotere schaal te leveren.” Fako is goed op weg om zijn doel te bereiken. Het enige wat het bedrijf nog nodig heeft, is een groter perceel voor de productie in een gebouw dat losstaat van Collete’s privé-woning. “Fako is nog steeds verkrampt in zijn dertig vierkante meter. Als Colette kan verhuizen naar het stuk grond dat ze op het oog heeft, zal ze haar productielijn kunnen verbeteren en haar nieuwe doelstellingen bereiken”, besluit Vincent. Een technische kwestie die eind 2020 moet zijn opgelost.

Fotokredieten : Vincent de Grelle
Header: Fako produceert een reeks verschillende sappen. Hier, sap van Corossol
Foto 1: Ananassen gesneden voordat ze worden geplet en geperst
Foto 2: Ananas verpletteren voor het persen
Foto 3: Colette Yehouenou, directeur van Fako, het afdekken van flessen ananassap.
Foto 4: De flessen spoelen voor het plakken van de etiketten
Foto 5: Colette Yehouenou voor een voorraad flessen bestemd voor Senegal